Herramientas Digitales para tu empresa en 2021

2020 Ha sido un año difícil, que ha cambiado la manera de trabajar de las empresas en todo el mundo. Ha sido el año del teletrabajo, de adaptarse a la nueva normalidad a pasos agigantados.

A mi modo de ver, lo que ha ocurrido con toda la situación de la pandemia ha sido que ha acelerado unos 5 años el proceso de transformación digital de las empresas, que ya de por si era inevitable.

Así que más que nunca, si tienes una empresa debes adaptarte a esta nueva normalidad que te obliga a digitalizar tu negocio si no quieres quedarte fuera de juego.

En este post te voy a dar una visión general de todo tipo de herramientas que te ayudarán a trabajar de manera más eficiente y en la nube.

¿Qué son las herramientas digitales?

Podemos considerar herramientas digitales a todo software o aplicación que nos facilite el proceso de realizar determinada tarea. Pueden ser tareas de todo tipo como veremos a durante este articulo.

Desde comunicación, a gestión de tareas, gestión de documentos… prácticamente cualquier actividad puede verse ayudada por este tipo de herramientas o aplicaciones.

Según mi criterio -totalmente personal-, para considérales realmente herramientas digitales, deberían cumplir un requisito indispensable que las hacen más versátiles: que se puedan trabajar en la nube y no necesites instalarlas en un ordenador concreto.

Probablemente tengas muchas dudas al respecto, desde que puedes hacer con ella, a cuánto te pueden costar, cuales son las mejores herramientas digitales gratuitas… todo esto lo veremos en este post.

¿Cómo saber cuándo y cuánto pagar por una herramienta digital o aplicación?

Como especialista en automatización de procesos para pequeños emprendedores, casi siempre me preguntan qué herramientas deben utilizar para hacer determinada tarea.

Mi respuesta siempre es la misma:

DEPENDE. La herramienta es lo de menos. La herramienta es precisamente eso, UNA HERRAMIENTA, no debe ser el centro de nuestras preocupaciones, sino algo que nos ayude a conseguir un fin.

Por tanto, no te obsesiones con que herramienta usar. Lo principal que debes definir, es cual es tu objetivo al respecto y luego elegir qué herramienta es la que mejor se adapta a tus necesidades.

Pero ya te adelanto que hay muchísimas herramientas para cada tarea y la mayoría muy parecidas. Por eso no es importante cual elegir, sino definir qué quieres conseguir.

Hay muchos también que se hacen “adictos” y acaban comprando mil herramientas para todo tipo de cosas y al final acaban teniendo un Frankenstein en su negocio donde con tantas aplicaciones no saben ni dónde tienen cada cosa (te lo digo por experiencia porque a mi también me ha pasado).

Es lo que yo llamo herramientitis.

Por eso, por tu salud económica (y mental) te recomiendo que trates de simplificar y no caer en la trampa de acabar complicándote la vida más en lugar de simplificártela.

Muchas herramientas tienen modelos de precio Freemium, lo que quiere decir que empiezas gratis con una versión básica, pero según vas avanzando en su uso, necesitarás pagar para desbloquear funcionalidades. Normalmente mediante un pago recurrente mensual o anual.

Por eso te recomiendo que tengas en cuenta varios aspectos antes de elegir una herramienta.

  • Ten en cuenta no solo tus necesidades actuales, sino tus necesidades futuras. Es posible que elijas alguna que hoy te venga muy bien, pero que se te quede corta en el futuro y sea mucho mas cara que otra que hoy es mas cara, pero te permitirá ahorrar en el futuro.
  • Asegúrate de que se pueda integrar con el resto de herramientas que utilizas. Si quieres tener un sistema realmente eficiente es muy probable que necesites conectar unas herramientas con otras. Que tengan integracion es fundamental. Puede ser una integración nativa entre las propias dos herramientas, o utilizar conectores como Zapier o Integromat
  • Mira que la empresa sea solvente. Si es de una pequeña startup, corres el riesgo de que la empresa no salga adelante y en un tiempo la herramienta desaparezca y necesites migrar todo. Hay momentos en los que sí te puede interesar una empresa que empresa, como te contaré más adelante en este post.
  • Elije herramientas simples de utilizar. Si solo las entiendes tu, te resultará muy difícil delegar. Así que siempre piensa en que puedas escalar y que otra persona lo haga por ti. Premia siempre la sencillez

¿Cuándo y cuánto me conviene pagar por una herramienta?

Yo utilizo una formula muy sencilla basada en el Coste de Oportunidad. Si no sabes a qué me refiero, puedes ver este otro articulo en el que hablaba sobre este concepto aquí.

  1. Calculo lo que vale mi tiempo. Cuánto vale cada hora de mi trabajo.
  2. Calculo lo que cuesta la herramienta
  3. Multiplico las horas de trabajo que me ahorra la herramienta al mes por lo que vale mi tiempo
  4. Si el coste de la herramienta es menor que el resultado del punto anterior, me compensa.

Debemos saber diferenciar lo que es un gasto de lo que es una inversión. En el momento en que la herramienta nos ayuda a liberar un tiempo con el que podemos generar más dinero del que cuesta la propia herramienta, nos compensa.

Lo mismo ocurre con herramientas que nos ayuden a generar más dinero.

Por ejemplo, hace un tiempo implementamos una herramienta en la web de un cliente en que permite optimizar las páginas de pago de su tienda online.

Ese plugin cuesta 300€ al año. Puede que te parezca caro, pero generó muchos miles de euros gracias a que consiguió no solo que mayor porcentaje de visitas comprara, sino que incrementaran la media de dinero gastado. ¿A que ya no te parece tan cara?

Las 10 mejores herramientas digitales del 2021 [actualizado]

Como te comentaba, hay tantas herramientas, y muchas muy parecidas, que es casi muy difícil decir cuales son las mejores. Dependerá principalmente de tus necesidades. Aquí te pongo el listado de aquellas que para mi criterio son las mas completas para cubrir todas las áreas de tu negocio.

Zoom

Zoom es una aplicación que nos permite tener reuniones por videollamada, con muy poco retardo y muy buena calidad de imagen. Además, es muy potente si necesitas que la videollamada sea con muchas personas simultáneamente, algo donde otros competidores fallan un poco más.

Fue la herramienta de 2020 por excelencia. De repente, todo el mundo necesitó cambiar su manera de trabajar. Adaptarse al teletrabajo. Tener reuniones desde casa. Y Zoom ha sido la herramienta líder en esto.

Para mi es una de mis imprescindibles. De hecho, es de las pocas excepciones que hago al hecho de trabajar desde la nube. Intento que todo lo que utilizo sean aplicaciones en la nube. Es decir, que no estén instaladas en mi ordenador.

Pero para mi Zoom se ha convertido en tan imprescindible que hago una excepción. Es cierto que hay otras herramientas totalmente en la nube como Google Hangouts o Whereby, donde no necesitas más que tu navegador. Pero para mi gusto, no funcionan igual de bien.

Google Workspace (Anteriormente Gsuite)

Google Workspace es la herramienta de empresas para Google.

Resumiéndolo mucho, es como tener la suite de Gmail con todas sus aplicaciones, pero con tu cuenta de correo de empresa en lugar de un @gmail.com. Además, tiene otras ventajas para empresas que no tienen las cuentas gratuitas de Gmail.

Es la piedra angular de mi negocio y salvo excepciones (como la mencionada Zoom), casi todo lo que puedo lo utilizo directamente dentro de Google Workspace para tenerlo todo perfectamente integrado.

Las principales aplicaciones que utilizo dentro de google Workspace son:

Gmail

Para la gestión del email. Lo utilizo directamente en la nube y me resulta muy cómodo Ya no uso herramientas externas como Outlook.

Además, tengo funcionalidades que no tienen las cuentas gratuitas, como por ejemplo, permitir a un tercero (mi asistente virtual en mi caso), revisar mi bandeja de entrada y contestar desde mi email, pudiendo elegir si contesta con mi email, pero con su nombre, o haciéndose pasar por mí.

Personalmente, me gusta la transparencia y prefiero que se identifique como mi Asistente en lugar de hacerse pasar por mí.

Google Sheets

Es el sustituto del Excel de toda la vida, pero de Google y en la nube.

Me gusta mucho más que el clásico Excel porque es mucho más fácil trabajar de manera colaborativa, saber quién ha cambiado qué, crear discusiones por cada celda con colaboradores, etc. H

Hace que el trabajo en equipo sea mucho más fácil y está todo en la nube, con lo que no tienes que guardar nada (se hace automáticamente). No te volverá a pasar eso de pasarte varias horas en un documento, que se te olvide guardarlo y que por un corte de luz o un bloqueo del ordenador se haya perdido todo.

Ahora con Office 365 también es posible tenerlo en la nube y trabajar así, pero a mi personalmente me gusta más el entorno de Google.

Google Calendar

Es el sustituto del Excel de toda la vida, pero de Google y en la nube.

Me gusta mucho más que el clásico Excel porque es mucho más fácil trabajar de manera colaborativa, saber quién ha cambiado qué, crear discusiones por cada celda con colaboradores, etc. H

Hace que el trabajo en equipo sea mucho más fácil y está todo en la nube, con lo que no tienes que guardar nada (se hace automáticamente). No te volverá a pasar eso de pasarte varias horas en un documento, que se te olvide guardarlo y que por un corte de luz o un bloqueo del ordenador se haya perdido todo.

Ahora con Office 365 también es posible tenerlo en la nube y trabajar así, pero a mi personalmente me gusta más el entorno de Google.

Slack

Slack es una herramienta de mensajería para comunicarte con tu equipo (incluso con tus clientes), mucho mejor y más eficiente que Whatsapp.

Tiene multitud de ventajas que no da tiempo a comentar aquí (probablemente haga otro artículo solo dedicado a slack), pero por destacar las principales: organizas las conversaciones en canales e hilos, así si algo no te interesa no tienes que ver cientos de mensajes entre otras personas sobre algo que a ti no te incumbe. Puedes mejorar mucho el flujo de comunicación y además puedes integrarlo con otras herramientas para optimizar tu tiempo.

Loom

Es una de mis mayores imprescindibles. Sirve para grabar vídeo directamente en la nube. Puedes compartir pantalla mientras te grabas con tu webcam y tu audio.

Así mejoras muchísimo tu capacidad de comunicación. Yo lo uso siempre que tengo que enviar un email con explicaciones largas. Me ahorra muchísimo tiempo y además, quien lo recibe entiende mucho mejor mi mensaje que si fuera solo en texto. Puedes ver más sobre Loom en este otro artículo que hice.

Integromat

Es un conector de aplicaciones. Imagina que cada aplicación es un país con un idioma diferente. Integromat es un traductor que les hace entenderse y automatiza las acciones para que cuando algo pasa en una aplicación, otra herramienta haga una acción concreta.
Por ejemplo, “cada vez que reciba un email con la palabra factura y un documento adjunto, sube el documento automáticamente a mi carpeta de facturas de Google Drive y envíaselo a mi asesor”. Todo eso lo haría en segundos y de forma automática.

Asana

Es un gestor de proyectos. Te sirve tanto si trabajas tú solo para organizar tus tareas y prioridades, como espcialmente si trabajas en equipo.

Te ayuda a controlar todo el flujo de trabajo con tus colaboradores y en todo momento queda registrado quién está haciendo qué. Tiene una versión gratuita más que completa y si quieres aún más, puedes pasar a la versión de pago. Además, integra perfectamente con casi todas las otras herramientas que estamos viendo hoy.

Herramienta Asana

Hellosign

Es una aplicación para firmar online y con validez legal. Olvídate de estar imprimiendo y escaneando documentos.

Con Hellosign puedes firmar directamente desde tu ordenador/movil/tablet, y enviarlo a tus colaboradores para que hagan lo mismo. Con validez legal. Esta herramienta te puede ahorrar mucho tiempo y dinero porque ya no tendrás que imprimir, firmar y escanear documentos

Holded

Es una herramienta para llevar la contabilidad y facturación de tu empresa. Es increíblemente potente. Puedes usarla únicamente para facturar o tener un completo ERP donde gestioens hasta los recursos humanos, inventarios, etc.

Freshdesk

Gestionar el email es la tarea que más tiempo nos suele robar a los pequeños emprendedores. Pero también es una de las más fáciles de delegar.

Con Freshdesk tendrás un sistema de tickets donde podrás delegar a tu Asistente Virtual la gestión de los emails que más se repitan y solo prestar atención a los que esa persona no pueda atender cuando te los escalen. Podrás ahorrarte hasta un 80% del tiempo dedicado en la gestión del mail.

Workflowy

Se basa en hacer listas de conceptos anidadas. Así puedes ir mostrando u ocultando los detalles de cada idea para poder eliminar ruido y no tener que hacer un scroll kilométrico o bien entrar al detalle de cada idea y eliminar lo anterior.

Esta herramienta es bastante desconocida, pero un una auténtica indispensable para mi. Es un sistema súper simple pero efectivo para organizar mis ideas.

Como es difícil de explicar en un sólo párrafo, te recomiendo que veas este tutorial de Workflowy que publiqué hace un tiempo.

Herramientas de marketing digital para 2021

Funnelytics

Lo que no se puede medir no se puede mejorar. Y cuando estamos haciendo marketing digital, eso se vuelve más imprescindible que nunca. Un solo ajuste en la parte adecuada del embudo puede cambiarlo todo.

Pero muchas veces la parte analítica es un auténtico peñazo. Google Analytics puede ser bastante complicado de entender para el común de los mortales.

Por eso me encanta Funnelytics. Es una herramienta que mapea visualmente nuestros embudos y podemos ver exactamente paso por paso y de manera muy gráfica cuánto tráfico nos viene de cada fuente, cuánto convierte cada uno, previsiones…

Cambia totalmente el juego de analizar tus embudos. Un embudo en funneltyics puede ser algo tan simple como esto:

Es tan sencillo como dibujar tu embudo, instalar el pixel de seguimiento y ver gráficamente cómo está funcionando cada paso y en un golpe de vista ver si tu landing de registro convierte bien, o se caen en el webinar, o una fuente de tráfico funciona mejor que otra.

Incluso puedes ver el recorrido exacto que han hecho los usuarios que han comprado… Puedes ver la información que quieras de forma muy sencilla e intuitiva sin complicadas tablas o tecnicismos.

Puedes acceder a funnelytics aquí y hacer la prueba gratuita haciendo clic aquí

GrooveFunnels

Es la navaja suiza de las ventas en Internet. Su misión es darte en una sola herramienta todo lo que necesites para un negocio online. Desde página web, embudos de venta, alojamiento de vídeo, email marketing, procesador de pago, tienda online, webinars… todo!

Si quieres más ampliar información de esta herramienta, hice un artículo hace unos meses que puedes leer aquí.

Spotlightr

Sotlightr (antiguamente Vooplayer) es una herramienta de vídeo muy orientada a Marketing. Es como Vimeo pero con superpoderes de Marketing.

Por ejemplo, podemos usarla para captar leads poniendo un formulario dentro del vídeo que pide el email al iniciarlo.

También podemos integrarlo con nuestra cuenta de email marketing, como por ejemplo ActiveCampaign y etiquetar a los usuarios que hayan visto cierta parte del vídeo (por ejemplo, etiquetar a los que han llegado a ver la oferta de tu webinar).

O por ejemplo, poner botones y llamadas de acción dentro del vídeo para que aparezcan en el momento que haces la oferta.

También podemos hacer concursos, webinars en evergreen sustituyendo a Everwebinar e incluso lanzar preguntas dentro del mismo vídeo, de modo que el siguiente vídeo que dependa de lo que han contestado. Como los libros de diseña tu propia aventura, pero en vídeo y para ayudarte a generar leads super segmentados.

Las posibilidades son casi infinitas. Sinceramente, me sorprende que esta herramienta no sea más conocida, porque es una auténtica pasada.

ActiveCampaign

Para mi es el número 1 en email marketing. Es cierto que hay otras herramientas más completas como Infusionsoft (ahora Keap) o más baratas y conocidas como Mailchimp.

Pero poniendo todo lo que hemos comentado anteriormente en una balanza, ActiveCampaign tiene la mejor relación.

Es algo más cara que otras soluciones, pero es tremendamente intuitiva, nos permite unas posiblidades de automatización y personalización tremendas, se integra a la perfección con la gran mayoría de softwares y es una empresa realmente solvente.

Además, para mi sin lugar a dudas, el email marketing es la acción más rentable de marketing que puedes llevar a cabo, así que yo no escatimaría en esto. Lo que inviertes en esta herramienta (si lo haces bien), te lo devuelve con creces.

Deadline Funnel

Está más que demostrado que la urgencia es uno de los activadores mentales que mejor funcionan para vender.

Por eso, muchas ofertas tienen un tiempo limitado. En los lanzamientos abren solo una semana y no sabes cuándo volverán a abrir, etc.

Pero ¿qué pasa cuando tienes un embudo evergreen (es decir, que siempre está abierto)? Si quieres aplicar urgencia, puedes simular que la oferta acabe aunque no sea real.

Sinceramente, este tipo de cosas las he usado bastante hace tiempo, pero cada vez me gustan menos porque me parecen poco honestas y, además, cada vez los clientes saben más de qué va el juego y no se creen estos temporizadores que te aseguran que vas a perder la oportunidad de tu vida si no entras ya.

Así que si lo haces, al menos hazlo bien. Deadline funnel hace que esa urgencia sea “más real” y no puedas saltártela simplemente visitando de nuevo el embudo desde otro navegador o en una pestaña de incógnito.

Deadline funnels se integra con en todo tu embudo y se sincroniza con tu gestor de email marketing para que la experiencia sea real. También te detecta la ip, por lo que si entran con otro navegador, verán la misma urgencia.

El cliente verá el mismo temporizador haga lo que haga, de modo que realmente sienta que esa urgencia es real.

Sendowl

Sendowl es una herramienta de checkout online que nos permite tener páginas de pago de forma sencilla. Además, tenemos todas las funcinalidades que podemos exigir a una buena página de pago como Ofertas bumps, upsells y downsels, afiliación…

Personalmente yo no la uso porque ya utilizo Cartflows en WordPress, pero sí la recomiendo mucho a clientes que quieren tener una solución para vender rápidamente y no se quieren complicar con aspectos técicos.

Es sin duda una gran opción equilibrada entre coste y tiempo que nos ahorra. Incluso muchas veces, mis clientes la usan temporalmente para validar su sistema hasta que ya crean su propio sistema en wordpress o en otra herramienta.

Metricool

Metricool es una herramienta muy poderosa para analizar y planificar tus redes sociales. Lo que no se puede medir no se puede mejorar, y Metricool (que por cierto es una empresa española que lo está petando mucho), nos facilita un montón de métricas que nos pueden ayudar a entender qué funciona mejor en nuestras redes.

Así podremos saber qué debemos potenciar, qué debemos dejar de hacer o qué está haciendo nuestra competencia y qué deberíamos emular.

Además, nos permite planificar y programar nuestras publicaciones. Tiene un modelo Freemium, por lo que si tus necesidades son básicas, probablemente puedas sacarle bastante partido incluso sin pagar.

Stripe

Stripe es un procesador de pagos online. Ojo, no lo confundas con una plataforma de checkout como Sendowl.

Stripe es la herramienta que nos permite capturar pagos online con tarjeta. Es bastante más barato que paypal, pero lo mejor no es eso, sino que facilita mucho el proceso de pago, reduciendo mucho los pasos. Y a más pasos, más conversión, más ventas, más dinero en tu bolsillo.

Además, podemos hacer upsells de modo que en el momento que ya han autorizado el pago del pedido inicial, podemos hacerlo una oferta especial que simplemente con Un clic, le añadirá el producto a su pedido y lo cobrará automáticamente sin tener que pasar de nuevo por todo el proceso de pago.

Puedes saber más sobre qué es un upsell aquí.

Canva

Si eres un paquete en el diseño gráfico (como yo), Canva te puede salvar la vida. Con canva podemos diseñar fácilmente todo tipo de creatividades para nuestra web, redes sociales o cualquier otra cosa que queramos.

Nos da un montón de elementos que podemos usar gratuitamente, y otros de pago, a los que puedes acceder o bien pagando ese elemento concreto a 1$, o de manera ilimitada pasando a la versión pro de suscripción.

7 Herramientas digitales gratuitas.

Herramientas digitales de pago único LIFETIME

La mayoría de herramientas digitales tienen un modelo de negocio Freemium de suscripción.

Es decir, generalmente, aunque no siempre, tenemos una versión gratuita en la que podemos probarla con unas funcionalidades limitadas, pero suficiente para una primera etapa de uso y decidir si la herramienta es la adecuada.

En una segunda instancia, empezaremos a necesitar sacar más partiendo de la herramienta y es aquí donde pasaremos a la versión de pago. Generalmente suele ser un pago anual o mensual. Es decir, un modelo de suscripción o de pago recurrente.

Ese es un modelo que como usuario me gusta, porque solo pago durante el tiempo que quiero usarla y en un primero momento, el desembolso que tenemos que hacer suele ser más pequeño.

Sin embargo, hay algunas modalidades en las que pagamos una licencia de por vida, o lifetime. Es decir, pagamos una vez y no tenemos que volver a pagar por ella nunca más.

Aunque hay softwares realmente buenos como Thrivecart con licencia de por vida, éstos son difíciles de encontrar, ya que la mayoría opta por el sistema de suscripción.

La mejor manera de encontrar aplicaciones con licencia lifetime es comprarlas cuando están empezando en el mercado. Es habitual que estas startups hagan ofertas con un pago único de por vida con unas condiciones muchísimo mejores a las que ofrecerán una vez que su plataforma esté más consolidada en el mercado.

Así he conseguido tener herramientas por un pago único y de por vida que me han resultado tremendamente beneficiosas, como GrooveFunnels, Spotlightr o Funnelytics. o FindThatLead Herramientas que uso casi a diario y han sido una gran inverisón.

Aunque también he pagado otras que al final no he usado, a la larga me ha compensado mucho la pena.

Cómo encontrar herramientas con pago único “Lifetime”

La mejor manera de encontrar estos chollos es visitar recurrentemente Appsumo, una plataforma donde las startups hacen este tipo de ofertas para conseguir sus primeros clientes y podemos encontrar auténticos chollos. Accede a Appsumo con este enlace y consigue 10$ para tu primera compra.

Como es normal, siempre existe el riesgo de que algunas de esos proyectos no salgan adelante, pero en mi experiencia, el riesgo merece la pena porque son inversiones muy pequeñas y cuando encontramos la herramienta que realmente nos va ayudar y no tenemos que volver a pagar nunca más por ella, nos habrá compensado con creces lo que hemos pagado por otras herramientas sin éxito.

Conclusiones

Como ves, existen infinidad de herramientas que nos pueden ayudar a automatizar procesos. En definitiva, a ayudarnos a conseguir más resultados con menos esfuerzo.

Pero nunca pierdas de vista que la herramienta no debe ser tu centro de atención, solo una ayuda para conseguir tus objetivos.

Y tener tus objetivos empresariales y vitales claros es fundamental para tomar las decisiones correctas. Las herramientas solo son algo que te ayudará a conseguirlo, pero las herramientas sin estrategia no sirven para nada.

Si quieres aprender sobre estrategia, diseñar tus objetivos y tu empresa en base a la vida que quieres llevar y no a trabajar más y más y más sin saber por qué, solo para facturar más, te recomiendo que hagas el ejercicio de mi Workshop Negocio Equilibrado, al que te puedes apuntar gratis aquí.

Un abrazo

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